Je bent in beeld als je bij Neo speelt!
02 november 2015

Tweede aankondiging Algemene Ledenvergadering met bijbehorende stukken

Het bestuur roept langs deze weg alle leden van achttien jaar en ouder op tot het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering, het hoogste orgaan van onze vereniging, waaraan alle bevoegdheden toekomen die niet door de wet of de statuten aan het bestuur zijn opgedragen.

Wanneer: Maandag 16 november 2015
Hoe laat: 19.30 uur
Waar: Clubhuis NEO

Agenda:

a. Opening door de voorzitter en mededelingen.
b. Vaststellen van de notulen van de algemene vergadering 2014.
c. Jaarverslag van de secretaris.
d. Jaarverslag van de penningmeester.
e. Verslag van de kascommissie.
f. Vaststelling van de begroting.
g. Vaststelling van de contributies.
h. Verkiezing bestuursleden.
i. Verkiezing leden van de kascommissie.
j. Aanpassing van de statuten.
k. Vooruitblik.
l. Rondvraag.

De diverse tot deze vergadering behorende stukken zullen gedurende de komende weken worden gepubliceerd op de website, inclusief toelichting op de agenda en behoudens het jaarverslag van de penningmeester, welke in de vergadering zelf ter inzage wordt gegeven.

Het bestuur

Toelichting op de agenda:  

Ad b: hieronder te lezen, als bijlage.

De PowerPoint-presentatie van het jaarverslag van de secretaris 2014 is als link bijgesloten.

Ad c: wordt besproken op de ALV

Ad d: het jaarverslag van de penningmeester wordt besproken tijdens de algemene ledenvergadering.

Ad e: het verslag van de kascommissie zal ter vergadering worden uitgebracht.

Ad h: Conform rooster van aftreden is dit jaar onze penningmeester, Wim Goorman, aftredend.

Hij stelt zich herkiesbaar.

Rooster van aftreden RKSV NEO

Functie                              Aftredend   Aftredend   Aftredend   Aftredend

Penningmeester                                      2011             2015               2023

Voorzitter                             2012            2016             2020               2024

Secretaris                            2013            2017             2021               2025

Vice voorzitter                      2014           2018             2022                2026

 

Ad 9: Aftredend: Sjaak Munsterman(3de jaar)
Lid kascommissie is herkiesbaar:
Leo Leurink(2de jaar)
Harrie Rolefes is reserve.

Ad 10: Voorstel tot wijziging van de volgende artikelen uit de statuten:

Aanpassing statuten naar rolmodel KNVB 2012. Hierin zijn alle wijzigingen meegenomen die vorig jaar zijn goedgekeurd op de ALV. Het geheel is een “update” naar de huidige tijd en de maatschappelijke ontwikkelingen.

Het bestuur.

Notulen Algemene Ledenvergadering (ALV) maandag 17 november 2014:

Agenda:

  1. Opening door de voorzitter en mededelingen.
  2. Vaststellen van de notulen van de vorige algemene vergadering.
  3. Jaarverslag van de secretaris.
  4. Jaarverslag van de penningmeester.
  5. Verslag van de kascommissie.
  6. Vaststelling van de begroting.
  7. Vaststelling van de contributies.
  8. Verkiezing bestuursleden.
  9. Verkiezing leden van de kascommissie.
  10. Aanpassing van de statuten.
  11. Vooruitblik.
  12. Rondvraag

Aanwezig: 56 leden die presentielijst hebben getekend
Afwezig met kennisgeving: 2 leden

Ad a. Harrie Besselink heet iedereen welkom, in het bijzonder leden van verdienste en ereleden, en vermeldt de afwezigen met kennisgeving en verzoekt om een minuut stilte om de mensen te gedenken die ons in het afgelopen jaar zijn ontvallen.

De voorzitter doet de mededeling dat de vergadering, wegens aanpassing van de statuten, vanavond wordt gesloten om daarna meteen weer te worden geopend. Dit om de aanpassingen van de statuten in stemming aan te kunnen nemen.

Ad b. T.a.v. de notulen van de vorige algemene ledenvergadering zijn er geen op- of aanmerkingen en zijn derhalve vastgesteld.

Ad c. Het jaarverslag van de secretaris wordt middels een PowerPoint presentatie gegeven door Peter.

Ad d. De voorzitter geeft kort aan dat er een aantal kostenverhogende zaken zijn geweest het afgelopen jaar, zoals dalende sponsorgelden en oplopende huurprijzen. Daarnaast staat het ledental onder druk door maatschappelijke invloeden. Harrie geeft het woord aan Wim.

Het jaarverslag van de penningmeester is rondgedeeld en een ieder krijgt enige tijd om het te bestuderen alvorens Wim een toelichting geeft op de cijfers middels een PowerPoint-presentatie.

Wim geeft aan dat dit nog een oude manier van balansen is en dat de administratie via sportlink gaat lopen waardoor een overzichtelijker situatie ontstaat. De renovatie is afgerond en er is een schone balans. Hierdoor ontstaat nog wel een vertroebeling van de cijfers.

De renovatie van het clubhuis heeft €88.000 gekost.

Hardy vraagt of de jaarrekening van de SEAT ter inzage is. Wim geeft toelichting dat dit uiteraard mogelijk is en personen zich bij hem kunnen melden. De SEAT zal afschrijven op kleedkamers en  tribune. Er is € 59.500 toegevoegd aan het eigen vermogen. De uitleg van de penningmeester is afdoende.

Ad e. Verslag kascommissie 2014

Sjaak Munsterman leest voor:

De kascommissie, bestaande uit Leo Leurink en Sjaak Munsterman heeft de financiële administratie over het boekjaar 2013-2014 van de voetbalvereniging RKSV N.E.O., in bijzijn van de verantwoordelijke penningmeester Wim Goorman., gecontroleerd en akkoord bevonden. Het betrof de samengevoegde jaarrekening van de vereniging en die van het clubhuis/kantine. De administraties (door anderen bijgehouden) zoals die van het clubhuis, verkoopfacturen, de contributie en de Stichting Exploitatie Accommodatie Twickelerblokweg (S.E.A.T.), welke aan de vereniging zijn gelieerd, werden niet meegenomen in deze controle van de kascommissie.

De geconsolideerde balans en winst- en verliesrekening is gecontroleerd en besproken, de saldi van de bankrekeningen ultimo juni 2013 zijn gecheckt en steekproefsgewijs is de juiste verwerking van inkoopfacturen en betalingen gecontroleerd. De kascommissie spreekt haar waardering uit voor de accurate wijze waarop de financiële gegevens worden geadministreerd. Het geheel geeft een verzorgde indruk en de resultaten werden onderbouwd door de onderliggende cijfers. Voor de administratie wordt nu gebruik gemaakt van het boekhoudpakket van Sportlink, dat volgens de penningmeester prima werkt. De overzichten komen echter nog niet rechtstreeks uit sportlink, maar het is de bedoeling dat dit volgend jaar wel gebeurt. Het verdient aanbeveling om bij de financiële overzichten naast de begroting ook de cijfers van het voorgaande seizoen te tonen. Daarnaast zou het een welkome aanvulling zijn om ook een tekstuele toelichting bij te verstrekken, zodat dit direct een verduidelijking geeft van de cijfers.

De geconsolideerde balans geeft onder andere weer dat de liquiditeitspositie duidelijk is afgenomen. Dit komt hoofdzakelijk door de renovatie van het clubgebouw, waarvan het grootste gedeelte van de uitgaven in het seizoen 2013-2014 heeft plaats gevonden. De renovatie is hoofdzakelijk bekostigd door een bijdrage van NEO Promoting en een vrijval van de voorziening groot onderhoud. Het overgebleven deel van de voorziening is ook vrijgevallen ten gunste van de exploitatie, omdat de noodzaak van deze voorziening niet langer aanwezig is.

Een deel van de voorziening was namelijk ook gereserveerd voor de renovatie van de toplaag van de kunstgrasvelden. Er is nog geen absolute zekerheid of deze renovatie voor rekening van de gemeente of voor rekening van NEO komt. Als dit laatste het geval is zal de S.E.A.T., die verantwoordelijk is voor de terreinen, hier een voorziening voor moeten treffen. Indirect zal het dan toch weer bij de vereniging terug komen in de vorm van een hogere maandelijkse bijdrage. Er moet rekening worden gehouden met jaarlijks duidelijk toenemende kosten.

De vereniging is verantwoordelijk de onderhoudskosten van het clubgebouw. Misschien dat het daarom raadzaam is om na dit seizoen toch weer een voorziening voor onderhoud van het clubgebouw op te nemen, om in de verdere toekomst grote schommelingen in het resultaat te voorkomen. Een andere verschuiving op de balans is veroorzaakt door afboeking van de rekening courant verhouding met de S.E.A.T. Dit was in werkelijkheid de waarde van de tribune en deze is middels een vermogensmutatie overgeboekt naar de S.E.A.T. (de feitelijke eigenaar van de tribune). Daarnaast is de liquiditeit, mede door de renovatie, fors teruggelopen, maar is er nog steeds een redelijk buffer om eventuele tegenvallers op te vangen. Het aantal bankrekeningrekeningen is omlaag gebracht om de transparantie te verhogen.

Het resultaat is € 3.918,- positief en dit is te danken aan een zeer positief resultaat van het clubhuis. De vereniging draaide een negatief resultaat, ondanks een positieve bate vanwege de transfer van Wout Weghorst naar FC Emmen. Onze complimenten voor de inzet van de medewerkers van de kantine en de winst die dat heeft opgeleverd. De contributieopbrengsten zijn ook maximaal door het uitstekende werk van de contributie administratie, die ook de overgang naar IBAN rekeningnummers goed heeft laten verlopen. De inkomsten uit sponsoring en reclame zijn wat lager en staan onder druk, gezien de minder welvarende tijden waarin we verkeren.

Vrijwel alle kosten zijn onder de begroting gebleven, behalve de afdracht voor de huur van het sportpark en de kosten van de promotiegids. Aangezien het de verwachting is dat de inkomsten niet significant kunnen worden verhoogd, zal het belangrijk zijn om de kosten in de hand te houden.

Voor komend seizoen is er een sluitende begroting neergelegd door de penningmeester. Deze begroting is in onze ogen ambitieus, maar alleen realistisch als een ieder beseft dat de bomen niet tot in de hemel groeien. Er zal enerzijds flink moeten worden gesprokkeld om de benodigde inkomsten te genereren en anderzijds bewust moeten worden nagedacht over nut en noodzaak van uitgaven.

De kascommissie heeft verder de volgende aanbeveling voor het bestuur om het werk van deze commissie te vergemakkelijken . Er zouden richtlijnen moeten worden opgesteld t.b.v. de kascontrolecommissie met een soort van checklist m.b.t. taken die moeten worden uitgevoerd. Dit zou bijvoorbeeld door een accountant kunnen gebeuren.

Een steeds wisselende commissie hoeft zich dan niet telkens het hoofd te breken over de wijze waarop de controle moet geschieden en dit zal ook de kwaliteit van hun werk ten goede komen. Omdat de ervaring leert dat het vaak toch ” last-minute werk” is verdient het ook aanbeveling om al tijdens het seizoen een tussentijdse controle door te voeren op de administratie en de onderliggende deeladministraties. Nu geschiedt de controle alleen op de crediteuren- en grootboekadministratie en het eindresultaat van de vereniging en is ze daarmee in principe te summier.

Tot slot wil de kascommissie de aanwezige leden op deze jaarvergadering adviseren de penningmeester en de overige leden van het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid in het seizoen 2013-2014.

Borne, 14 november 2014

Ad f. De begroting wordt vastgesteld conform voorstel penningmeester.

Harrie Rolefes vraagt of er al middelen opzij worden gezet voor NEO 2019? Of er acties komen.

Er wordt aangegeven dat er een groep wordt samengesteld die deze kar gaat trekken waarbij ook de financiële aspecten aan de orde komen.

Ad g. Contributie 2015/2016:

  • Reguliere 5% verhoging (inflatie correctie)
  • Toenemende kosten door gemeente, dalende sponsorgelden, ook mbt tot stip 2019

Voorstel nieuwe contributies:

Afdeling                              2014/2015           2015/2016

Senioren                                € 20,75                € 21.80

Junioren (A/B/C)                    € 13,25                € 14.60

Pupillen (D/E/F/4×4)              € 11,00                € 12.15

Steunend                               € 8,75                  € 9.20

Jan Bertelink vraagt of “steunend lid” iedereen betreft, dus ook de scheidsrechters? Het betreft hier inderdaad ook alle vrijwilligers. Alle aanwezigen stemmen in, geen onthoudingen of tegenstemmers.

Voor jeugd bestaat de mogelijkheid om via het jeugdsportfonds een bijdrage in de contributie te krijgen, kijk hiervoor op www.jeugdsportfonds.nl

De vergadering gaat akkoord met de voorgestelde verhoging. Hiermee zijn de nieuwe contributies en de nieuwe begroting vastgesteld.

Ad h. Albert Jonathans is aftredend en stelt zich wederom verkiesbaar. Onder applaus wordt Albert herbenoemd.

Ad i. Verkiezing leden van de kascommissie: Sjaak Munsterman gaat zijn 3de jaar in. Leo Leurink gaat het 2de jaar in. Harrie Rolefes wordt wederom als reserve genoteerd.

Ad j. Na de pauze, wanneer de vergadering wederom geopend is voor de 2de keer, wordt kort uitleg gegeven omtrent de aanpassingen in de statuten. Na uitleg volgt een stemming. De nieuwe statuten worden aangenomen.

Ad k. De vooruitblik gaat over enkele aspecten. Er werd in de ALV in 2013 al geroepen om de vereniging eens “door te lichten”. Hierop is actie ondernomen door het cluster vrijwilligers.

– Het cluster vrijwilligers zal in januari een avond organiseren met ondersteuning van de KNVB onder leiding van R.Steenbeeke over het verenigingstraject. Er is een groep samengesteld waarin een diversiteit van functionarissen binnen NEO zitting neemt.

– Het cluster NVA is opgeheven, de leden van het cluster zijn in het zonnetje gezet en bedankt voor de jarenlange inzet voor NEO. Er is een nieuw cluster ontstaan: verengingsactiviteiten onder leiding van Rimke Wilmink en Maaike Thuss. De lat ligt erg hoog aan de vooravond van een nieuwe start waarbij ze alle medewerking van bestuur en clusters krijgen aangeboden. Er is veel enthousiasme bij de dames en de voorzitter wenst ze sterkte.

– Vanuit technisch cluster wordt gewerkt om de selecties van NEO 1 en NEO 2 dichter bij elkaar te brengen. Voor het bestuur is van belang dat de recreatieve tak geen achtergesteld gevoel moet krijgen t.o.v. de selecties.

Ad l.

De voorzitter maakt melding van het gebroken lidmaatschap binnen NEO en legt uit wat hiermee wordt bedoeld. Men kan zich melden bij de secretaris.

Rondvraag:

Via mail:

Jocky van Asten: Kunnen E en F niet intern weer gaan voetballen?

Antwoord: Nee, gepasseerd station. Harrie geeft nog nader uitleg omtrent ontstaan huidige jeugdafdeling.

Kan er niet bezuinigd worden op limonadekosten door grote flessen in te kopen?

Antwoord: Nieuwe afspraken gemaakt met leverancier met goedkopere producten.

Vanuit de zaal:

Jan Stijnenbosch: Zijn de woensdagavond voetballers en steunende leden wel verzekerd in de nieuwe statuten?

Antwoord: Ja, via NEO/KNVB of via de gemeente.

Gerard Schwering: Kunnen jullie Jan Willem van Holland geen nieuw contract aanbieden, hij doet het goed!?

Antwoord: Wordt aan gewerkt.

Pascal Appelmans: Moest eenmaal lang wachten op antwoord betreffende materiaal voor het eerste.

Gaat alleen Frans ten Tusscher hierover?

Antwoord: Nee, gezamenlijk overleg. Maar dit moet inderdaad wel beter. Frans belooft beterschap.

Ben de Boer: Wordt de AED cursus herstart?

Antwoord: Harrie stelt voor om dit af te stemmen met Frans, Ben en de voorzitter.

Het bestuur dankt u voor uw aanwezigheid, aandacht en inbreng!

StatutenNEOwebsite2015nov

Jaarverslag van de secretaris

 

 

 

Reacties