Je bent in beeld als je bij Neo speelt!
30 oktober 2014

Oproep tot Algemene Ledenvergadering 2014 - 2

Het bestuur roept langs deze weg alle leden van achttien jaar en ouder op tot het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering, het hoogste orgaan van onze vereniging, waaraan alle bevoegdheden toekomen die niet door de wet of de statuten aan het bestuur zijn opgedragen.

Wanneer:           Maandag 17 november 2014
Hoe laat:             19.30 uur
Waar:                   Clubhuis NEO

Agenda:

a.            Opening door de voorzitter en mededelingen.

b.            Vaststellen van de notulen van de vorige algemene vergadering.

c.            Jaarverslag van de secretaris.

d.            Jaarverslag van de penningmeester.

e.            Verslag van de kascommissie.

f.             Vaststelling van de begroting.

g.            Vaststelling van de contributies.

h.            Verkiezing  bestuursleden.

i.             Verkiezing leden van de kascommissie.

j.             Aanpassing van de statuten.

k.            Vooruitblik.

l.             Rondvraag.

De diverse tot deze vergadering behorende stukken zullen gedurende de komende weken worden gepubliceerd op de website, inclusief toelichting op de agenda en behoudens het jaarverslag van de penningmeester, welke in de vergadering zelf ter inzage wordt gegeven.  Als eerste volgt hieronder het verslag van de Algemene Ledenvergadering van 18 november 2013.

 

Agenda maandag 18 november 2013:

a.            Opening door de interim voorzitter.

b.            Vaststellen van de notulen van de vorige algemene vergadering.

c.            Jaarverslag van de secretaris.

d.            Jaarverslag van de penningmeester.

e.            Verslag van de kascommissie.

f.             Vaststelling van de begroting.

g.            Vaststelling van de contributies.

h.            Verkiezing leden van de kascommissie.

i.             Vaststellen van de notulen van de buitengewone algemene ledenvergadering

j.             Verslag interim bestuur: opdracht vanuit BALV

k.            Verkiezing bestuursleden.

l.             Rondvraag

Aanwezig:          90 leden

Afwezig met kennisgeving:       3 leden

Ad a.     Harrie Besselink heet iedereen welkom, in het bijzonder leden van verdienste en ereleden, en vermeldt de afwezigen met kennisgeving en verzoekt om een minuut stilte om de mensen te gedenken die ons in het afgelopen jaar zijn ontvallen.

Ad b.     T.a.v. de notulen van de vorige algemene ledenvergadering zijn er geen op- of aanmerkingen en zijn derhalve vastgesteld.

Ad c.      Het jaarverslag van de secretaris is goedgekeurd. Harrie bedankt Marian voor het gemaakte verslag.

Ad d.     Het jaarverslag van de penningmeester is rondgedeeld en een ieder krijgt enige tijd om het te bestuderen alvorens Wim een toelichting geeft op de cijfers die deels verantwoordelijk zijn van Eric Dekker en deels van Wim Goorman zelf.

Wim geeft toelichting op enkele vragen uit het publiek en meld dat er door de 2 penningmeesters soms op verschillende posten is verantwoord. De uitleg van de penningmeester is afdoende.

Ad e.     Verslag kascommissie 2013.

De kascommissie, bestaande uit Hardy Ellenbroek en Sjaak Munsterman,  heeft de financiële administratie over het boekjaar 2012-2013 van de voetbalvereniging N.E.O. , in het bijzijn van verantwoordelijke penningmeester Erik Dekker en de huidige penningmeester Wim Goorman, gecontroleerd en akkoord bevonden. Het betrof de jaarrekening van de vereniging en die van het clubgebouw/kantine. Andere  administraties, aan de vereniging gelieerd, werden niet meegenomen in deze controle van de kascommissie. Waar in het vervolg van het verslag wordt gesproken over penningmeester, duidt dit op de penningmeester gedurende het seizoen 2012-2013.

De geconsolideerde balans en winst- en verliesrekening is gecontroleerd en besproken, de saldi van de bankrekeningen ultimo juni 2013 zij gecheckt en steekproefsgewijs is de juiste verwerking van inkoopfacturen gecontroleerd. De kascommissie spreekt haar waardering uit voor de accurate wijze waarop de financiële gegevens worden geadministreerd.  Het geheel geeft een goede verzorgde indruk, waarbij er soms wat verschil van inzicht kan zijn over de kostensoort, waarop iets verantwoord is. De toelichting van de penningmeester gaf echter voldoende inzicht in deze.

De geconsolideerde balans geeft onder ander weer dat de liquiditeitspositie ietwat is afgenomen, mede door de eerste uitgaven voor het clubgebouw. Dit valt ook terug te zien in de afname van de voorziening die mede hiervoor is opgebouwd. Er is afgelost op de RC St Exploitatie Accommodatie en de leningen van Grolsch en berghorst.

De exploitatie kent twee delen, te weten vereniging en clubgebouw, die geconsolideerd tot licht positieve cijfers zijn gekomen. Het clubgebouw draait een positief  resultaat dat vrijwel overeenkomt met het mooie resultaat van het seizoen 2011-2012. Complimenten voor de vrijwilligers die onontbeerlijk zijn bij het behalen van dit positieve resultaat.

De vereniging draait een negatief resultaat, lager dan begroot. Dit komt door met name de kosten die hoger zijn uitgevallen dan begroot.  Enkele posten worden hierbij uitvergroot.

De inkomsten zijn prima, waarbij vooral de inkomsten van de contributie opvalt, zonder contributieverhoging. Het negatieve resultaat geeft aan dat er het komende seizoen kritisch gekeken moet worden naar de kosten over de gehele linie en waar nodig terughoudendheid bij uitgaven.  Dit mede met het oog op het vervangen van de toplaag van de kunstgrasvelden in de toekomst, waarbij de hoge investering geheel voor rekening van de vereniging zullen zijn.

De vermogenspositie en liquiditeit van de vereniging zij nog goed, maar de uitgaven mbt de verbouw van het clubhuis zullen leiden tot een significante verlaging van de liquiditeitspositie. NEO blijft desondanks een gezonde vereniging die met een kostenbewust beleid en het genereren van voldoende inkomsten een mooie toekomst in het verschiet heeft.

De kascommissie wil de aanwezige leden bij de jaarvergadering het advies geven de penningmeester decharge te verlenen. De vergadering gaat hiermee akkoord. Vervolgens zegt Harrie zowel de kascommissie als de penningmeester dank voor het verrichte werk.

Ad f.      De begroting wordt vastgesteld conform voorstel penningmeester.

Ad g.     Contributie 2014/2015:

•             Reguliere 5% verhoging (inflatie correctie)

•             Toenemende kosten door gemeente, bezuinigingen en privatisering

•             Accommodatie wordt steeds volwassener: NEO heeft steeds meer te bieden!

Besluitvorming over privatisering /verdere bezuiniging in maart 2012 in B&W en in april 2012 in de gemeenteraad

Voorstel nieuwe contributies:

Afdeling                         2013/2014                      2014/2015

Senioren                             € 19,75                                 € 20,75

Junioren (A/B/C)             € 13,25                                 € 13,25

Pupillen (D/E/F/4×4)      €  11,00                                € 11,00

Steunend                           €  8,75                                  €  8,75

•             Voor jeugd bestaat de mogelijkheid om:
–  via het jeugdsportfonds een bijdrage in de contributie te krijgen, kijk hiervoor op www.jeugdsportfonds.nl

De vergadering gaat akkoord met de voorgestelde verhoging. Hiermee zijn de nieuwe contributies en de nieuwe begroting vastgesteld.

Ad h.     Verkiezing leden van de kascommissie: Hardy Ellenbroek ia aftredend en Sjaak Munsterman  gaat door. Leo Leurink stelt zich beschikbaar als nieuw lid, daarnaast wordt Harrie Rolefes als reserve genoteerd.

Ad i.      T.a.v. de notulen van de BALV zijn er geen op- of aanmerkingen en zijn derhalve vastgesteld.

Ad j.      De voorzitter  benoemt nogmaals de opdracht van het interim-bestuur, hieronder nogmaals weergegeven met de punten 1 t/m 7. Hij geeft  aan dat er in deze periode geen beleidsplannen kunnen worden gemaakt, daar dit niet in de opdracht vermeld stond.  Echter “onze handen jeuken”, aldus de voorzitter.

Aan alle opdrachten is voldaan. De invulling van het technisch cluster is daarbij extra van belang, mede door inzet van o.a. Jos Kok.  Aleid Dijkink wordt de nieuwe clustervoorzitter.

Over de renovatie van het clubhuis, punt 7, zal Jan Mentink nader verslag doen. (zie bijlage 1)

1.            Een nieuw bestuur voor te dragen dat kan rekenen op ruim draagvlak in de vereniging (er zijn van alle functies profielen) dat aan kan treden bij de ALV.

2.            Voorbereiden nieuwe ALV

3.            Inregelen start competitie, toezien op handhaving en hantering van de gedragsregels zoals opgesteld in de Statuten en Huishoudelijk Reglement. Zo nodig maatregelen treffen. Contacten onderhouden intern.

4.            Versterken clusters (invulling openstaande vacatures)

5.            Lopende (financiële) zaken

6.            Overleg met gemeente, KNVB, collega-verenigingen en sponsoren

7.            Renovatie clubhuis ‘bestuurlijk’ begeleiden

Ad k.     Ton Tammerveld is gevraagd om de verkiezing van het nieuwe bestuur te leiden. De interim-bestuursleden nemen plaats in de zaal. Aangezien er geen andere kandidaten zijn en het interim bestuur zich kandidaat stelt voor het nieuwe bestuur neemt deze wederom plaats.

Albert Jonathans wordt benoemd tot vice- voorzitter. Peter Spekreijse zal de rol van secretaris op zich nemen. Albert stelt zich kort voor bij het aanwezige publiek.

Ad l.     Geen vragen

Het  nieuwe bestuur dankt u voor uw aanwezigheid, aandacht en inbreng!
 

Bijlage 1

Cluster clubhuis,  november 2012 – 2013

Renovatie:

Het afgelopen jaar stond voor een groot gedeelte in het teken van de renovatie van het clubhuis. In  1e instantie was het plan om ter hoogte van de keuken een uitbouw te plaatsen waarbij de ingang aan de zijde van het hoofdveld zou komen te liggen. Dit in combinatie met het verplaatsen van de toiletgroep. Dit plan bleek financieel niet haalbaar, waarop het plan werd aangepast, met nog steeds de ingang aan de zijde van het hoofdveld. Ook hiervoor was niet genoeg geld beschikbaar, waarna werd besloten om de indeling iets aan te passen en de keuken, met de toiletgroep te renoveren. Ook de bestuurskamer was aan een grondige opknapbeurt toe. Vanuit het hoofdbestuur kregen we te horen dat er een bedrag van € 60.000-  beschikbaar was, zijnde € 10.000 voor de bestuurskamer en € 50.000 voor de keuken en toiletten.

Gekozen is om in 1e instantie de bestuurskamer op te knappen. Mede door een aantal vrijwilligers is deze klus in een betrekkelijk korte tijd gerealiseerd. Direct na het laatste toernooi in juni, is een begin gemaakt met de (sloop) werkzaamheden en daarna het opnieuw inrichten van de keuken – magazijn en de toiletten. Tevens is de buitenzijde voorzien van nieuwe beplating, waardoor het geheel een mooie uitstraling heeft gekregen. Vrijdag 9 augustus was de streefdatum waarop de werkzaamheden afgerond moesten zijn, mede i.v.m. de reeds geplande, Richard Bertelink Memorial.

Uiteindelijk is dit gelukt, niet in de laatste plaats dankzij een enthousiaste groep vrijwilligers, die zich hier voor hebben ingezet. Het resultaat mag er dan ook zijn, en mede dankzij een aanzienlijke bijdrage van de Stichting Promoting NEO, die de keuken inrichting en de buiten beplating voor hun rekening hebben genomen, hebben we het e.e.a. kunnen realiseren. Recentelijk is ook het meubilair in de kantine vervangen. NEO kan trots zijn op het bereikte resultaat, waarmee we de komende jaren weer mee uit de voeten kunnen.

Hoe nu verder:  Afhankelijk van de financiële mogelijkheden zullen er nog een aantal zaken gerealiseerd moeten kunnen in de komende tijd. Te denken valt aan schilderwerk in de kantine, een eventuele overkapping van en verlichting op het terras, opknappen overige ruimte’s van de bovenverdieping, om er maar een paar te noemen. Zodra hierover meer bekend is zullen we dit kenbaar maken. We houden jullie op de hoogte.

“Brand” Clubhuis:  Op 16 augustus is er een kleine brand geweest in de kelder. Oorzaak was een kortsluiting bij de compressor van de bieropslag tanks. De kelder zag zwart van de roet, en in de keuken, het magazijn en zelfs in de kantine waren roetdeeltjes te vinden. Opnieuw veel werk aan de winkel, waarbij de kantine – de keuken en het magazijn door een gespecialiseerd bedrijf is schoonmaakt. Zelfs de koelcel en bieropslagtanks zijn compleet ontmanteld, waarbij zo’n 850 liter bier als verloren moest worden beschouwd. Daarna volgde het opnieuw inrichten van de kelder en magazijn, en de schade afhandeling met de verzekering. Ondanks dit alles en met de nodige improvisatie, hebben we de kantine toch grotendeels open kunnen houden, waardoor de overlast beperkt is gebleven.

Het bestuur.

Reacties